抚顺职业技术学院（抚顺师专）合同管理办法
第一章 总 则
第一条 为维护学院（校）的合法权益，进一步推进合同程序化、标准化、规范化管理，降低在工作中的履约风险，提高学院（校）管理水平，推进依法办学、依法治校，根据《中华人民共和国民法典》等有关法律、法规规定，结合学院（校）实际，制定本制度。
第二条 本制度所称的合同是指学院（校）所属各系部及各职能部门以学院（校）名义与学院（校）外各类法人、自然人、其他各类经济组织所进行的各类经济活动和非经济活动所签订的各种合同、协议、章程等。
第三条 学院（校）合同管理遵循合法性原则、事前签订原则、公平公正原则和规范化原则。
第四条 学院（校）合同管理实行分类管理、统一指导、归口部门负责的管理体制。
第二章 合同的分类与归口
第五条 学院（校）按照合同性质与内容将合同分为重大合同和一般合同，并按不同流程对其进行分级审批管理。
学院（校）的重大合同主要包括融资(贷款)合同，联合办学合同，涉外合同，学院（校）资产联合经营合同，债权债务的清偿合同，政府招标合同（集中采购货物类除外），涉及学院（校）校名、校标及名誉等无形资产使用的合同，标的金额在30万元或期限在3年以上的合同，以及其他学院（校）认为应按重大合同管理的合同。
重大合同以外的合同为一般合同。
第六条 学院（校）根据业务类型对合同进行分类，授权相关部门负责对其业务范围内的合同进行归口承办和管理：
（一）行政办公室负责学院（校）综合性合同的承办和管理。
（二）人事科负责学院（校）人事聘用合同、岗位聘用合同、师资培训合同等有关合同的承办和管理。
（三）财务科负责职责范围以内学院（校）融资资金合同及对外投资等有关合同的承办和管理。
（四）资产管理科负责委托集中采购货物和服务、工程招标代理合同的管理以及学院（校）土地、房屋、设备等固定资产的对外租赁、运作等合同的承办和管理。
（五）科研科负责学院（校）承担的科研项目、技术合作项目及科技成果转让合同的承办和管理。
（六）图书馆负责图书采购、图书服务、捐赠等合同的承办和管理。
（七）国际交流科负责国际合作与交流等有关合同的承办和管理。
（八）校企合作科负责校企合作合同的承办和管理。
（九）其他特定事项需要签订合同的，由学院（校）法定代表人就专门事项授权相应部门负责承办和管理。
（十）若机构变动(合并、分立或变更等)则根据新职能按合同业务类型划归相应机构归口承办和管理。
（十一）合同内容涉及两个或两个以上管理部门的工作内容或部门职能的，根据合同性质或主要条款确定管理部门，不能确定的，原则上由合同经费管理部门承办和管理。
第三章 合同的管理机构和职责
第七条 学院（校）行政办公室负责统一指导学院（校）合同事务，并根据学院（校）实际，建立相应的合同管理台账制度、合同纸质文本及电子文档（PDF或扫描件等）留存等制度。
第八条 各归口部门负责对职能范围内所涉合同事务承办和管理，其主要负责人为合同承办和管理责任人。
第九条 学院（校）成立合同审查小组，成员由行政办公室、财务科、审计科以及合同归口部门负责人和学院（校）法律顾问等组成并履行以下职责：
（一）对重大合同及有争议的合同进行会审。
（二）学院（校）内业务类标准合同范本的审定。
（三）定期对学院（校）各部门所订立的合同及其管理情况进行检查。
第十条 学院（校）聘请常年法律顾问，负责协助学院（校）起草、修改、审查合同，并参与重大合同的谈判，参与合同纠纷的调解、仲裁、诉讼等。
第十一条 审计科在职责范围内对合同签订及履行进行监督检查。
第四章 合同的审核与签订
第十二条 归口部门对所签合同的真实性、合法性、可行性负责。在合同签订之前归口部门必须对下列事项进行严格审核：
（一）组成由相关专业知识人员参与的项目工作小组，对合同项目的可行性进行论证，对合同条款进行把关。重大项目的合同条款需聘请有关专家和法律顾问进行论证。
（二）归口部门应从维护学院（校）权益出发，对合同对方的资质和履约能力进行调查，在对合作事项的可行性和合法性进行必要考察及验证后，方可开展合同文本的起草工作。
（三）审查合同对方的主体资格及资信状况，同时留存与下述原件核对无误的复印件(授权委托书需为原件)。具体包括：
1.合同对方当事人的主体资格。包括名称、资质、营业执照、法人登记证书、经营许可证书等。
2.合同对方的履约能力和资信情况(银行资信证明)，必要时要求合同对方提供主要的财务报表、相应担保以及从事相关业务的业绩证明材料。
3.合同对方签约代表的合法身份，如法定代表人身份证明或法定代表人的授权委托书。
（四）审查合同基本条款的完备情况，包括合同对方当事人的名称或姓名、住所地、合同标的、数量、质量、价款或酬金、合同期限、履约地点和方式、合同变更和解除、违约和违约责任以及合同的仲裁和诉讼等。
（五）审查合同的内容是否与谈判或招投标内容一致，是否最大限度地维护学院（校）合法权益。
第十三条 合同期限原则上为1年，服务类合同期限原则上不超过2年，资产、租赁、承包经营合同原则上不超过3年。
第十四条 归口部门对合同实行编号管理。合同编号编制方式：四位或六位部门名称大写英文首字母（大写）+八位年月日+两位当日签订合同份数流水号(例如，行政办公室2017年8月25日签订一份合同的合同编号为： XZBGS-20170825-01)。
第十五条 一般合同由归口部门起草合同文本，经学院（校）主管领导签批后，报送行政办公室进行审查备案。重大合同由归口部门起草合同文本，经学院（校）主管领导签批后，报送行政办公室初审，初审后由行政办公室送学院（校）法律顾问审查，法律顾问应当在一周内反馈审核意见。审查时须提供下列材料：
（一）合同当事人资质的说明或证明。
（二）合同文本（纸质和电子版，涉外合同须提供中文文本）。
（三）合同可行性及风险的论证或说明。
（四）其他重要材料（如招投标文件、对方主体资格文件等）。
第十六条 学院（校）主管领导或法律顾问对报审合同有修改意见和建议的，归口部门务必严格按要求进行修改。已通过审批的合同文本在签订前有异动的，应重新进行报审。
第十七条 在合同报审过程中若涉及多个部门的，由合同归口部门视合同情况提出是否需要相关部门会签，若需会签的由其直接转送相关部门进行会签。若会签部门不能取得一致意见或对合同的具体条款不能准确把握时，可向学院（校）合同审查小组提出会审申请，合同审查小组原则上应自接到会审申请的5个工作日内完成会审。
符合“三重一大”制度要求的重大合同，应当提交学院（校）党委办公会讨论通过。
第十八条 合同经审核修改无异议后，一般合同由学院（校）主管领导签批；重大合同按流程报院（校）办审核后由学院（校）长或由院（校）长书面授权院（校）主管领导签批。未经院（校）长书面授权，任何部门和个人均不得以学院（校）名义对外签订合同。
任何部门和个人均不得以学院（校）二级单位的名义对外签订合同。
第十九条 合同按照审签程序
（一）一般合同按照审签程序：“归口部门起草合同文本→提交法律顾问审查（视情况）→提交院（校）主管领导签批→院（校）办审核→签订合同”。合同封面应设置“（一般）合同审签流程单”（附件1）。归口部门主要负责人、院（校）主管领导须在合同审签流程单上签字。
（二）重大合同按照审签程序：“归口部门起草合同文本→部门会签(视情况)→合同小组会审(视情况)→提交法律顾问审查→提交审计部门审查→提交院（校）长办公会(视情况)→院（校）办审核→签订合同”的审签程序。合同封面应设置“（重大）合同审签流程单”（附件2）。归口部门(会签部门)主要负责人、法律顾问、审计部门、学院（校）主管领导、学院（校）领导须在合同审签流程单上签字。
第二十条 以学院（校）名义签订的合同统一使用“抚顺职业技术学院（抚顺师专）”公章。行政办公室凭“（一般）合同审签流程单”或“（重大）合同审签流程单”原件用章，并在用章时同时留存此单原件备案。合同文本两页纸张以上的，必须加盖骑缝章。公章由学院（校）行政办公室集中管理使用。
第二十一条 学院（校）签订的合同，在加盖学院（校）公章时，必须有学院（校）法定代表人签名(或签名章)或者法定代表人授权的委托代理人在合同审签流程单上的签字。
第二十二条 用章时必须向学院（校）行政办公室提供合同审签流程单原件和合同文本原件（至少4份）。用章时或者用章后一个月内向行政办公室送交合同原件（1份），并由行政办公室统一送交学院（校）档案馆存档。行政办公室应在收取留存生效合同原件的同时，保留该合同的电子文档（PDF格式）。
第二十三条 合同文本有国家或行业标准范本的，应采用国家或行业标准合同范本。没有国家或行业标准合同范本的，归口部门可以制定学院（校）业务类标准合同范本，并经学院（校）合同审查小组审定。
第五章 合同的履行与责任追究
第二十四条 对外合同一经签订，各部门应严格履行合同义务。归口部门应当及时了解合同对方履行合同义务的情况，对合同履行进行监督并保存好合同履行中所产生的有关材料，并于每年度末填报《合同履行情况跟踪表》（附件3）。学院（校）行政办公室对归口部门年度合同履行情况进行汇总分析后，形成学院（校）合同履行情况年度报告。
第二十五条 履行合同时应注意下列事项：
（一）合同履行过程中因情况出现较大变化或出现不可抗力，需变更或解除合同的，归口部门应当按规定的合同审批权限和程序再报批。
（二）经过公证的合同，在双方达成变更或解除协议后，应报原公证机关备案。
（三）经学院（校）授权对外签订合同的部门应督促合同对方认真履行合同，各归口部门应对合同履行过程中存在的问题及时进行处理，并报告学院（校）分管领导。
（四）合同履行过程中发生纠纷，合同归口部门应及时处理，不得拖延、瞒报。处理时应先协商解决，经协商双方达成一致的，应当订立书面协议；不能协商解决或经协商不能达成一致的，应当在法定的诉讼时效期间内向人民法院提起诉讼；或根据合同约定向仲裁机构申请仲裁。合同纠纷处理完毕，应及时将有关材料归档存查。
第二十六条 学院（校）所属各部门及其直接责任人员在订立、履行合同时有下列情形之一的，学院（校）视其情节轻重追究相应的法律责任；构成犯罪的，移交司法机关追究其刑事责任。
（一）未认真审查合同对方的主体资格和履约能力，造成学院（校）利益遭受重大损失的。
（二）遗失合同文本或其他有关文件，造成学院（校）利益损失的。
（三）未经授权、超越代理权限、滥用代理权或与合同对方当事人串通，损害学院（校）利益的。
（四）在合同签订和履行中玩忽职守未尽注意义务， 或者未按照本办法规定处理， 致使学院（校）利益受到损失的。
（五）利用学院（校）合同谋取私利或从事其他违法行为的。
（六）未及时处理合同纠纷，或者擅自放弃权利的。
（七）其他违反法律法规和学院（校）纪律的行为，在合同签订和履行中给学院（校）造成损失的。
第六章 附 则
第二十七条 合同档案应包括合同纸质文本及电子文档（PDF或扫描件等）以及合同订立直至合同履行完毕时间段内所有与合同有关的文书、资料(包括合同有关的补充协议、会议纪要、传真、电话记录、签证、索赔报告、合同台帐等)。合同档案应在合同履行完毕15个工作日内，由归口部门按照时间先后顺序编号，整理成册后送交学院（校）档案室存档。
第二十八条 学院（校）下属具有独立法人资格的部门参照本办法管理合同事务。
第二十九条 本办法由学院（校）行政办公室负责解释。
第三十条 本办法自发布之日起实施。