文件材料的移交、接收和归档工作
1、学院(校)实行以纸质档案为主，纸质档案和电子档案双轨归档的管理制度。各部门的档案材料必须按照规定向档案管理部门移交，进行集中统一管理，任何部门和个人不得据为己有或拒绝归档。
2、学院(校)各部门要将档案管理工作纳入本单位规章制度和岗位职责，每项重要工作必须与档案工作实行同步管理，以确保归档材料的系统、准确、完整。
3、建立和完善部门立卷和课题组立卷归档制度，并纳入教学、科研和管理人员的职责范围。
4、学院(校)对重大科研成果和基本建设工程等进行鉴定、验收时，必须有档案部门的人员参加。有关业务主管部门应会同档案部门对应归档的文件材料加以审查，签署意见。
5、各类档案形成部门和课题组的立卷人应遵循文件材料的自然形成规律，保持文件之间的有机联系，区别不同保管期限，本着便于保管和利用的原则，对文件进行系统整理组卷。档案管理中心负责指导立卷工作，进行质量检查。
6、 学院(校)文件材料的归档范围有：我院（校）档案共分十一大类：（一） 党群类；（二）行政类；（三） 教学类；(四)科研类；(五) 基本建设类；(六)仪器设备类； (七) 出版类；(八) 外事类；(九) 财会类；(十) 声像类；（十一） 实物档案。
归档的档案材料包括纸质、电子、照片、录像（录音）带等各种载体形式。
7、各部门立卷归档的文件材料，应符合下列要求：
（一）归档的文件材料要齐全、完整、系统，破损文件应予修复；
（二）归档的文件材料，要遵循文件之间的自然形成规律，保持文件之间的有机联系，区分保存价值，分类组卷；
（三）归档的文件材料应质地优良，字迹、图表、声像清晰、符合有关规定和标准要求，幅面尺寸采用国际标准A4型。
（四）案卷标题简明确切，卷内目录、备考表符合规范要求；
（五）归档材料的著录符合档案计算机管理要求。
8、归档时间和手续为：
（一）学院（校）各党政部门和能按年度归档的部门，应在次年六月底前归档；
（二）按教学类归档的文件材料应在次学年下学期初归档；
（三）科研、基建项目档案，应在项目完成通过验收后三个月内归档；
（四）大型设备仪器，应在安装、调试、验收完成后二个月内归档；
（五）接收档案必须履行手续，填写移交清册，一式二份，写明案卷标题、页数、案卷数量、移交时间，交接双方必须在案卷移交登记册上签字盖章。
9、院（校）内各临时机构撤销后，其形成的全部档案应及时向档案部门移交。
10、个人在其从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体形式的文件材料，必须按照规定向学校档案管理中心移交，集中统一管理，任何个人不得据为已有。对于个人在非职务活动中形成的重要文件材料，档案管理中心可通过征集、代管、捐赠等多种形式进行收集。